Neuer Leitfaden: Internet- und E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz

Für Unternehmen ist und bleibt das Thema Internet- und E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz ein heißes Eisen. Erlaubt der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern, das Internet auch privat zu nutzen, fungiert er als Provider von Telekommunikationsdienstleistungen und ist verpflichtet, das Fernmeldegeheimnis zu wahren. Damit darf ein Arbeitgeber den PC seines Mitarbeiters nicht ohne Weiteres einsehen. Tut er es doch, kann das einer Straftat gleichkommen.

Brisant wird es z.B., wenn ein Mitarbeiter krank wird und das Unternehmen im dringenden Fall geschäftliche Informationen von dem PC des Mitarbeiters benötigt. Da der PC auch private Daten des Mitarbeiters enthält, darf das Unternehmen auch in einem dringenden Fall keine Einsicht nehmen. Andernfalls verstößt es sowohl gegen das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) als auch gegen das Fernmeldegeheimnis.

Aus diesem Grund empfiehlt es sich für Unternehmen, die private Internetnutzung am Arbeitsplatz mit den Mitarbeitern schriftlich vertraglich zu fixieren. Hier sollten z.B. Zugriffsregelungen, Protokollierung und Auswertung sowie Kontrollen seitens des Arbeitgebers festgehalten werden. Ebenso müssen die Mitarbeiter über Sanktionen bei Verstößen gegen die Vereinbarungen und z.B. auch über etwaige Überwachungsmaßnahmen informiert werden.

Hinsichtlich der Nutzung von E-Mail am Arbeitsplatz raten unabhängige Datenschutzbehörden dazu, dass der Arbeitgeber seinen Beschäftigten die private Nutzung des Internets gestattet und diese auch Webmail-Dienste (z.B. web.de, gmx.de, yahoo.de) einschließt. Die Mitarbeiter sollten dazu verpflichtet werden, für die private Kommunikation auch nur derartige Webmail-Dienste zu verwenden. So bleibt der Firmen-Account ausschließlich der geschäftlichen E-Mail-Korrespondenz vorbehalten.

Da das Thema aber auch bei vermeintlich klarer Regelung immer noch für Fallstricke gut ist, hat die Konferenz der unabhängigen Datenschutzbehörden des Bundes und der Länder jetzt einen aktuellen Leitfaden veröffentlicht. Dieser stellt die amtliche Rechtslage zusammen und bietet Musterformulare für die unternehmensinterne Regelung.

Der Leitfaden ist als Hilfestellung für Unternehmen konzipiert. Er bietet Orientierung und stellt mögliche Regelungsmodelle vor. Beigefügt ist das Muster einer Betriebsvereinbarung. Diese kann ebenfalls als Vorlage verwendet werden, um Regelungen in Richtlinien oder Arbeitsverträge einzuarbeiten.