Vereinfachung für Unternehmen bei elektronischen Rechnungen

Bereits zum 1. Juli 2011 wurden die umsatzsteuerrechtlichen Regelungen für elektronische Rechnungen im Steuervereinfachungsgesetz 2011 neu gefasst. Wie die Vereinfachung für Unternehmen aussehen soll, war bislang nicht konkret geregelt. Jetzt gibt ein aktuelles Schreiben des Bundesfinanzministeriums Aufschluss. Die wichtigsten Eckpunkte lauten:

• Für die elektronische Rechnungsstellung ist es nicht erforderlich, Rechnungen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen, die der Empfänger auf Gültigkeit prüfen und diese Prüfung nachweisen muss
• Um den Vorsteuerabzug geltend machen zu können, genügt ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, welches die korrekte Übermittlung der Rechnungen sicherstellt.
• Wie das innerbetriebliche Kontrollverfahren aussieht, legt jedes Unternehmen individuell fest, jedoch muss das Verfahren nachweisbar sein.
• Das Kontrollverfahren kann nach wie vor auf der Prüfung digitaler Signaturen beruhen, muss es aber nicht.
• Als ausreichendes Kontrollverfahren gilt auch die Annahme, dass bei einer inhaltlich korrekten Rechnung, die den richtigen Zahlungsempfänger, die richtige Leistung, das richtige Entgelt, den richtigen Leistenden ausweist, auch die Übermittlung korrekt stattgefunden hat.

Somit ist neben der üblichen Rechnungsprüfung nach kaufmännischen Gesichtspunkten kein weiteres, technisches Verfahren zur Gültigkeitsprüfung digitaler Signaturen mehr zwingend und tangiert auch nicht den Anspruch auf Vorsteuerabzug.

Unabhängig von diesen aktuellen Änderungen sind hingegen die Aufbewahrungspflichten sowie Grundlagen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen gemäß GDPdU zu betrachten, die nach wie vor gelten und zu deren Einhaltung Unternehmen verpflichtet sind. Hier können z.B. Mailarchivierungssysteme wie Mailstore helfen, die für eine rechtssichere Archivierung sämtlicher elektronischer Korrespondenz sorgen, sie vor Manipulation schützen und zu jedem Zeitpunkt Zugriff und Wiederherstellbarkeit sicherstellen. Hinsichtlich des Vorsteuerabzugs gilt jedoch auch hier: wer seinen Aufbewahrungspflichten nicht nachkommt, gefährdet nicht sein Anrecht auf Vorsteuerabzug.